U bevindt zich hier: Verenigingen en Opleidingen » Veilig Sportklimaat » Good practices » BV Early Bird

BV Early Bird - Taakgericht organiseren

Vrijwel elke vereniging heeft ermee te maken: een tekort aan vrijwilligers. Bij BV Early Bird uit Purmerend hebben ze hier ook mee te maken. In seizoen 2013-2014 hebben ze echter besloten het roer om te gooien en af te stappen van de 'klassieke' taakverdeling, waarbij veel met commissies (en bijbehorende vergaderingen) wordt gewerkt. Maarten van Klaveren, secretaris bij BV Early Bird, legt uitwaarom ze dit hebben gedaan, op welke manier en wat de resultaten tot op heden zijn.

Waarom?
"We zijn een middelgrote basketballvereniging, met een paar bijzonderheden: we hebben een eigen kantine en we organiseren jaarlijks een groot toernooi voor U20/U18. Die twee zaken zorgen ervoor dat we nog meer vrijwilligers nodig hebben dan bij een basketballclub toch al het geval is.

"De laatste jaren is het steeds moeilijker geworden om aan voldoende vrijwilligers te komen. Nu zijn daar allerlei maatschappelijke oorzaken voor aan te voeren: mensen hebben het druk druk druk, zijn individualistischer en meer op zichzelf dan vroeger, enzovoorts. Maar we zijn ook gaan kijken of we het zelf wel zo goed doen. Zo kwamen we er achter dat veel mensen die wel wat als vrijwilliger zouden willen doen, daarmee meteen aan werk in commissies dachten, met 'bijpassende' vergaderingen. Het beeld van zo'n vergadercultuur stoot kennelijk nogal wat mensen af. Daarmee samen hing het idee dat je je in zo'n commissie met van alles zou moeten bemoeien of er een mening over zou moeten hebben. En dat terwijl nogal wat mensen wel een 'kleine' taak zouden willen uitvoeren, maar dan bijvoorbeeld een paar uur per week, of geconcentreerd op een paar weken van het jaar."

Hoe?
"We hebben met een werkgroep uit de vereniging, waaronder het bestuur, alles wat er te doen is in de vereniging op een rij gezet. We hebben gekeken wat voor soort taken dat zijn (in het schema 'organisatiedeel'), hoe vaak en wanneer die worden uitgevoerd (frequentie), en waar ze onder vallen (bestuur, commissies). Bij dat laatste hebben we de taken herleid naar het bestuurslid dat er uiteindelijk verantwoordelijk voor is. De exercitie brengt dus geen veranderingen mee in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.

"Misschien lijkt dit alles voor de meeste lezers wel vertrouwd. Helemaal nieuw was het ook niet. Zo werkte onze toernooicommissie al met opgesplitste taken. Ook bestonden voor een stuk of tien functies al taakomschrijvingen, waar je deel-taken uit kon halen. Nieuw is wel dat we in gesprekken met mogelijke vrijwilligers zijn gaan werken met het taakgerichte schema."

Resultaten?
"We zijn nog maar kort met het nieuwe organisatieschema bezig. Het is te vroeg om precies aan te geven welke resultaten het gaat opleveren en of we met behulp ervan er in zullen slagen om het tekort aan vrijwilligers terug te dringen. Wel zijn de resultaten voorlopig hoopgevend en heeft het schema al geholpen om nieuwe mensen aan te trekken. Zo konden we voor enkele sleutelposities snel en gedetailleerd duidelijk maken om welke taken het gaat. En aan mensen die interesse hadden in beperkte klusjes, kon we goed laten zien wat hun plek in het grotere geheel wordt.
"Belangrijk blijkt dat we met het bieden van 'hapklare brokken' nog meer aandacht aan de onderlinge communicatie moeten besteden. We moeten op dit punt nog stappen maken, bijvoorbeeld door systematisch te whatsappen of specifieke apps in te zetten."

Schema & Informatie
Bekijk het schema zoals dat bij BV Early Bird er nu uit ziet (let op: meerdere tabbladen). Nadere informatie kan worden verkregen bij Maarten van Klaveren.

Evenementen kalender

Bekijk foto's

De NBB is lidorganisatie van:

FIBA IWBF NOC*NSF