Als sportvereniging heb je met geld te maken. De inkomsten en uitgaven laten de club draaien en groeien. Maar heeft jouw vereniging voldoende aandacht om  gevaren van personen die slechte bedoelingen hebben te voorkomen?

De basis

De Amsterdamse voetbalvereniging D.C.G. uit stadsdeel Osdorp is slachtoffer geworden van diefstal. Uit onderzoek is gebleken dat er in totaal een bedrag van €120.000,= naar de rekening van de penningsmeester is overgemaakt. De voorzitter van de vereniging geeft dat ze mede vanwege de omvang van het  bedrag erg zijn geschrokken: ’Je verwacht het gewoon niet. Achteraf ga je op internet kijken onder de zoekterm ‘Penningmeester en fraude’ en wat denk je: “Wat bij andere clubs in het verleden is gebeurd, kon dus ook bij ons gebeuren”.’

Bovenstaande casus is een bestaande casus uit begin 2020, maar staat zeker niet op zichzelf. Wie googelt op “Penningmeester pleegt fraude” of “Sportvereniging en greep uit de kas” vind talloze actuele en schokkende verhalen. Verhalen die waargebeurd zijn. Verhalen van bestuurders die vertrouwen hadden in de verantwoordelijken. Vertrouwen dat niet altijd terecht bleek te zijn.

Als bestuurder van een basketbalvereniging kan je te maken krijgen met vrijwilligers die een greep uit de kas doen of met sponsoren waarvan het onduidelijk is waar het geld vandaan komt. Het is belangrijk dat je je bewust bent van de financiële risico’s die dit met zich kan meebrengen en die de integriteit van de vereniging kunnen beschadigen.

Wacht daarom niet tot het te laat is, maar maak financiële integriteit op de vereniging bespreekbaar. Via de e-learning financiële integriteit worden verenigingen meegenomen in hoe fraude, corruptie en criminele inmenging voorkomen kan worden en welke signalen zouden moeten leiden tot actie.

Kascommissie

De kascommissie is voor veilig financieel beleid van de vereniging essentieel. De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is, wanneer de boeken van een vereniging niet worden gecontroleerd door een externe accountant. De kascommissie bestaat uit minimaal twee leden, ze worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering en hebben geen zitting in het verenigingsbestuur. De kascommissie is onafhankelijk en onpartijdig.

De kascommissie van een vereniging heeft een zeer verantwoordelijke taak. Het is daarom van groot belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. De kascommissie controleert het bestuur en fouten die niet ontdekt worden, kunnen grote gevolgen hebben voor de vereniging. Een kascommissie heeft de volgende taken:

• De commissie moet vaststellend dat de informatie in het financiële verslag toereikend en correct is. Met toereikend wordt bedoeld dat de informatie niet te veel en niet te weinig is. De inhoud moet toegankelijk zijn. Met correct wordt bedoeld: juist, volledig en actueel. Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid, zodat ze hier een oordeel over kunnen geven.
• De commissie controleert of de vereniging wettelijke bepalingen heeft nageleefd. Denk hierbij aan de naleving van belastingverplichtingen, het inhouden van sociale lasten op betaalde lonen of over het afdragen van omzetbelasting over de ontvangen sponsorgelden. Een kascommissie kan dit controleren door het raadplegen van het financieel verslag.
• De commissie signaleert (financiële) risico’s  voor de vereniging voor de korte en lange termijn. Denk hierbij aan het ontbreken van verzekeringen, of de aanwezigheid van te grote hoeveelheden contact geld.

Er zijn tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en kascommissie en over de taken, verantwoordelijkheden en eisen van en aan een kascommissie.